En kort guide til, hvorfor du bør vælge et virtuelt datarum til din virksomhed

gæsteindlæg | eTurboNews | eTN
Avatar af Linda S. Hohnholz
Skrevet af Linda S. Hohnholz

I den digitale æra er der behov for at opbevare og beskytte følsomme forretningsoplysninger mest effektivt. Som virksomhedsejer skal du være sikker på, at køberne kun kan se de nødvendige dokumenter, så du undgår risikoen for uønsket eksponering.

En af de mest effektive måder at sikre data på er at bruge virtuelle datarumstjenester, der sikkert hoster fortrolige dokumenter. I modsætning til grundlæggende fildelingstjenester, Virtuelt datarum tilbyder omfattende sikkerheds- og kontrolfunktioner, der reducerer risici og beskytter dine fortrolige forretningsoplysninger.

Hvilken slags virksomheder bruger virtuelle datarum?

Virtuelle datarumtjenester betragtes nu som et standardkrav for sikker opbevaring af følsomme oplysninger for mange forretningssektorer. Nogle af dem omfatter:

  • Advokatfirmaer: de bør indgå fortrolige aftaler med deres klienter. Da advokater rejser ofte, kræver de et virtuelt datarum til sikre dokumenter.
  • Finansielle banker: med virtuelle datarum kan autoriserede parter få adgang til relevante data i realtid.
  • Informationskommunikationsteknologi: disse firmaer bruger VDR til at dele dokumenter, når de arbejder med deres kolleger.
  • Andre industrier omfatter bioteknologi, uddannelse, medicinalindustrien, detailhandel, underholdning, forbrugsvarer osv.

Hvorfor du bør oprette et virtuelt datarum til din virksomhed

Der er mange grunde til, at du skal opsætte en VDR. Her er nogle af de vigtigste.

Tilbyder datasikkerhed

Når du konfigurerer din virksomhed til en VDR, bliver dine data begrænset til begrænsede medarbejdere for at undgå datatyveri. På denne måde vil fortrolige oplysninger ikke blive kompromitteret. Du kan bestemme, hvem der har kontrol over hvilke dokumenter. Sikkerhedsforanstaltninger bruges til at få adgang til data som f.eks stærke adgangskoder, digitale signaturer og brugernavne.

Administrer dokumenter

Du kan have alle dine dokumenter organiseret og på en enkelt sikker enhed. Når du får adgang til data på VDR, kan du nemt søge gennem filer med mappenavne. Da du har fuld kontrol over, hvem der må tjekke data, kan ingen pille ved filerne.

Omkostningsvenlig

Sammenlignet med traditionel datalagring er VDR mere overkommelig og omkostningseffektiv, da der ikke er nogen udstyrsomkostninger involveret. Desuden giver det forbedret sikkerhedsdokumenthåndtering. Omkostningerne ved at tilføje yderligere servere til dit kontor er også elimineret med VDR.

Sådan vælger du de bedste virtuelle datarumstjenester

Med adskillige virtuelle rumdatatjenester skal du vælge den rigtige, der er dine penge og tid værd. Her er nogle tips til at hjælpe dig med at vælge den bedste.

Tilstrækkelig dokumentkontrol

Ikke alle VDR-udbydere sikrer fuldstændig dokumentkontrol til deres kunder. Så du skal bekræfte med din VDR og sikre, at kun autoriserede brugere har adgang til bestemte filer.

filstørrelse

Sørg for at tjekke med VDR-udbyderen om, hvilken slags filer deres system understøtter. Før du tilmelder dig en bestemt udbyder, skal du kontrollere den maksimale filstørrelse, du kan få gemt.

Sikkert samarbejde

Samarbejde mellem partnere og kunder er et vigtigt aspekt af en virksomhed og organisation. Til dette formål har du brug for muligheden for at samarbejde sikkert ved hjælp af en VDR. Spørg din udbyder om denne sag, og tjek, om de tilbyder beskyttelsesværktøjer som multi-faktor-godkendelse.

Brugervenligt

Når du vælger en VDR til din virksomhed, skal du tjekke for brugervenlighed for at sikre maksimal effektivitet. Selv med stærke sikkerhedsforanstaltninger er det umuligt at udnytte systemet, hvis det er svært at implementere.

Bed om en gratis prøveperiode

Bed om en gratis prøveperiode, før du forpligter dig til en tjeneste. På denne måde kan du prøve VDR-tjenesterne på en begrænset tid for at evaluere, hvordan de fungerer for din virksomhed.

Datasikkerhed

Sørg for, at VDR-tjenesterne giver stærk beskyttelse mod uautoriseret adgang til dine oplysninger. De skal levere sikkerhedsværktøjer som adgangskodebeskyttelse, dokumentkryptering, multifaktorgodkendelse osv.

Om forfatteren

Avatar af Linda S. Hohnholz

Linda S. Hohnholz

Linda Hohnholz har været redaktør for eTurboNews i mange år. Hun er ansvarlig for alt premium-indhold og pressemeddelelser.

Tilmeld
Underretning af
gæst
0 Kommentarer
Inline feedbacks
Se alle kommentarer
0
Vil elske dine tanker, bedes du kommentere.x
()
x
Del til...