"Planlægning af sikkerhed er ikke længere valgfri – det er en væsentlig del af afholdelse af ansvarlige, modstandsdygtige begivenheder," sagde Don Welsh, præsident og administrerende direktør for Destinations International. "Denne hvidbog afspejler vores branches forpligtelse til at skabe oplevelser, der ikke kun er engagerende, men også baseret på en proaktiv risikostrategi."
Hvidbogen trækker på svar fra mere end 60 begivenhedsprofessionelle, der blev undersøgt under IMEX America i oktober 2024. Den undersøger, hvordan industriledere navigerer i udfordringer såsom fysiske sikkerhedstrusler, cybersikkerhedsrisici, naturkatastrofer, fødevaresikkerhed og politisk uro – samtidig med at de tilbyder eksempler fra den virkelige verden og handlingsrettede løsninger.
Rapporten afslører, at:
- Kun 36 % af planlæggerne har i øjeblikket et risikostyringsteam på plads.
- 52 % udvikler en krisehåndteringsplan for hver begivenhed.
- 58 % inkluderer uforudsete omkostninger i begivenhedsbudgetter – de fleste spænder fra 1-10 %.
Hvidbogen indeholder casestudier fra fagfolk, der med succes har tilpasset sig kriser – fra orkaner og skovbrande til vandledningsbrud, gæsteskader og politiske protester. Disse realtidseksempler tilbyder en spillebog for jævnaldrende, der sigter på at indbygge smidighed i deres begivenhedsoperationer.
Anbefalingerne i hvidbogen omfatter:
- Indlejring af risikovurdering i RFP- og stedudvælgelsesprocessen.
- Inklusive lokale interessenter - CVB'er, offentlig sikkerhed, spillestedsteams - fra starten.
- Øvelse af kriseplaner og debriefing for løbende forbedringer.
- Træning af personale i både højteknologiske værktøjer og menneskecentrerede praksisser som adfærdsbevidsthed og de-eskalering.
Mødeplanlæggere opfordres også til at fortalere internt med data, succeshistorier og beskeder leveret af destinationsorganisationer.
"I nutidens dynamiske begivenhedslandskab er forståelse og begrænsning af risici mere afgørende end nogensinde."
JT Long, vicepræsident og indholdsdirektør, Smart Meetings, tilføjede: "Vores samarbejde med Destinations International har til formål at give begivenhedsprofessionelle den viden og de værktøjer, de har brug for til at navigere i disse udfordringer effektivt."
Hvidbogen er tilgængelig online.
Destinationer International
Destinationer International er verdens største og mest respekterede ressource for destinationsorganisationer, kongres- og besøgsbureauer (CVB'er) og turistråd. Med mere end 8,000 medlemmer og partnere fra over 750 destinationer repræsenterer foreningen et stærkt fremadrettet og samarbejdende fællesskab rundt om i verden. For mere information, besøg destinationsinternational.org.
Smarte møder
Smart Meetings er den førende medievirksomhed i mødebranchen og inspirationsstemmen til at møde professionelle. Vores prisvindende Smart Meetings-magasin, hjemmeside, sociale mediekanaler og livebegivenheder er væsentlige ressourcer for mødeplanlæggere for at opdage destinationstrends, komme i kontakt med leverandørpartnere og opnå professionel udvikling. Vi giver begivenhedsprofessionelle mulighed for at skabe strålende oplevelser, der bringer mennesker sammen og skaber meningsfulde forretningsresultater. For mere information, besøg smartmeetings.com.