Producerer store arrangementer

Større begivenheder er en vigtig del af turismen. Hvad enten disse begivenheder er konferencer eller konventioner, sportsbegivenheder eller religiøse stævner, så påvirker store begivenheder næsten alle områder af en turistindustri. Større begivenheder betyder hotelbelægning, shopping i lokale detailvirksomheder, mad, der købes til og ved begivenheden, og en stigning i restaurant- og underholdningsindtægter. Større begivenheder tilbyder også lokalsamfundet en ikke-tilfældig tilgang til turismeplanlægning.

Mens markedet for fritidsturisme er åbent for økonomiske op- og nedture på grund af alt fra ændringer i vejrforholdene til en voldshandling, producerer store begivenheder en meget mere stabil befolkning. I de store begivenheders verden er de fleste økonomiske udlæg foretaget i god tid, og som sådan er arrangementet mindre udsat for markedsudsving. På den anden side er der hård konkurrence mellem lokaliteter om den store begivenhedsvirksomhed, og i nogle tilfælde, såsom i nogle former for sportsmesterskabsspil, er det det vindende hold, der bestemmer, hvem der skal være værtssamfundet.

Begivenheder dækker en bred vifte af områder, fra fundraising-middage til politiske stævner, fra sportsbegivenheder til skoletræf, fra professionelle og akademiske konferencer til familiesammenkomster eller religiøse oplevelser, alle er begivenheder og bidrager alle til et samfunds økonomiske sundhed. Overvej nogle af følgende for at hjælpe dig med at få de bedste møder og særlige begivenheder for dit samfund.

Hvis du forsøger at tiltrække en ny speciel begivenhed, skal du studere alle aspekter af begivenheden, før du byder på den. Ofte laver samfund, der konkurrerer om særlige begivenheder, simpelthen ikke deres hjemmearbejde. Før du taler med en begivenhedsspecialist, skal du sørge for, at du kender det grundlæggende: hvad er denne begivenheds demografi? Hvad er dens særlige behov? Hvad vil de ikke have? Hvordan passer deres dates til dine? For eksempel, hvis du skal efter et religiøst stævne eller en særlig begivenhed, kan du overveje, hvilke drinks du skal servere, og hvad du skal undgå.

For at få den bedste konkurrencefordel skal du overveje dine styrker og svagheder. Det er vigtigt at lave en god vurdering af, hvad dit samfund har at tilbyde en begivenhed. Stil spørgsmål som: Hvordan klarer du dig i forhold til andre i din prisklasse? Er dine medarbejdere flersprogede? Hvad tænker potentielle kunder om, hvad du har at tilbyde, og om hvad andre tilbyder?

Sørg for, at du kender svarene på det, der på engelsk kaldes de grundlæggende "w"-spørgsmål - Hvem, hvorfor, hvornår og hvad. Disse er de væsentlige spørgsmål, der ikke kun producerer vellykkede begivenheder, men skaber positiv mund-til-mund-reklame. Sørg for, at du kan svare fuldt ud: Hvem afholder arrangementet, og til hvem er det målrettet? Hvorfor holder de denne begivenhed? Hvornår finder arrangementet sted? Hvor vil de afholde arrangementet, og er dine faciliteter tilstrækkelige? Hvilke forventninger har eventplanlæggerne, og kan du indfri disse forventninger?

Udvikle sofistikerede tjeklister. Sørg for, at din tjekliste går ud over det grundlæggende. Inkluder sådanne elementer som: Hvilke VIP-krav har den særlige begivenhed brug for? Har eventplanlæggerne brug for, at du laver aftaler med brandfogeden eller andre byembedsmænd? Hvad sker der, hvis lufthavnen lukker? Har du brug for at koordinere med en ambulancetjeneste? Hvilke problemer kan deltagerne have, når de er uden for arrangementsstedet? Hvilke særlige politiske, medicinske, religiøse eller sociale følsomheder kan begivenhedsgængere have?

Vide, hvilke trusler begivenheden kan blive udsat for. Er du for eksempel i en orkanzone, er denne konference udsat for politiske konflikter, der kan påvirke din lokalitet, fungerer denne konference som en terrormagnet, eller vil konferencen blive en forstyrrelse for lokale virksomheder og borgere? For eksempel kræver politiske begivenheder ofte, at gader afspærres, trafikmønstre flyttes og andre gener for de lokale beboere. Selvom disse ikke er en trussel mod stævnedeltageren, kan de blive "trusler" mod lokalbefolkningens og andre virksomheders fornuft.

Beslut dig for, hvad der er den bedste brug af din tid. Begivenheder er virkelig kontrollerede øjeblikke i tiden, hvor minderne skabes. Som sådan vil den måde, du styrer din tid på, påvirke en begivenheds succes eller fiasko. Når du arbejder med en eventmanager, skal du bruge lidt tid på at lære, hvem der har ansvaret for hvert af begivenhedsaspekterne.

Lær, hvad begivenhedens tidsmæssige behov er, og forbered en tidslinje for din rolle i begivenheden. Ofte er det de små ting, der vinder over en kunde eller gør en begivenhed speciel. At have en tidslinje betyder, at der er mindre chance for en fejl eller en forglemmelse. Tidslinjer bør ikke kun angive, hvornår noget skal startes, men også hvornår det skal afsluttes.

-Tilbyd den bedst mulige teknologiske support. I nutidens verden, der både er tempofyldt og multi-tasking, er teknologien konge. Hotellets gebyr for internet gør sig selv og deres samfund en bjørnetjeneste. Lad dine eventmanagere vide, hvilken teknologi du har. Lov ikke for meget, mange begivenhedsledere og forretningsfolk er utilgivelige, når det kommer til ikke at levere på et lovet stykke teknologi.

Intet vinder folk tilbage så godt som et smil og en vilje til at gøre det rigtigt. Uanset hvor godt du planlægger et arrangement, vil noget gå galt. De fleste mennesker forstår, at uheld vil forekomme, hvad der ikke er acceptabelt, er at nægte at erkende disse fejl og rette dem op. At sige blot "Undskyld," er intet andet end en høflig måde at skyde ansvar på. Kom ikke med undskyldninger – gør det rigtigt og gør det rigtigt med et muntert smil. Den nederste linje er, at store begivenheder er en form for turisme, og essensen af ​​turisme er kundeservice. Det samfund, der glemmer denne grundlæggende regel, gambler med sin turismeindustri og omdømme.

http://www.tourismandmore.com